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L’arte del multitasking in un mondo pieno di sfide
Feb
Multitasking – cosa significa in realtà? Cosa tenere a mente per essere sicuri di essere il più produttivi possibile quando si svolgono più attività contemporaneamente? Scopritelo nel nostro articolo.
📝 Che cos’è il multitasking? Definizione
Il multitasking è la capacità di svolgere più azioni contemporaneamente. È un termine spesso utilizzato per descrivere le competenze dei dipendenti. Lo troviamo in molti elenchi di aspettative dei datori di lavoro nei confronti dei candidati. Per comprendere meglio la questione, è utile esaminare esempi specifici che illustrino questa caratteristica.
Se vi descrivete come dei “multitasker”, probabilmente vi sarà capitato di:
- partecipare a un webinar e contemporaneamente rispondere a una mail di lavoro;
- analizzare i dati di un report mentre parlate al telefono con un cliente;
- scrivere testi pubblicitari mentre ascoltate un podcast;
- chiacchierare con il collega della scrivania accanto mentre si apportano correzioni a un progetto.
In un mondo di ritmi frenetici e di sfide che si accumulano, combinare le attività sembra la soluzione perfetta. Ma è davvero così? Diamo un’occhiata più da vicino a questo modo di lavorare.
Multitasking: conviene fare di più?✍🏼
Come per molte cose, saltare rapidamente da una cosa all’altra ha i suoi pro e i suoi contro. I sostenitori di questo metodo citano il risparmio di tempo come un vantaggio: l’esecuzione di più attività contemporaneamente dovrebbe accelerare tutti i processi, portando a una maggiore efficienza. Questo è ottimo nel breve termine, ad esempio quando dobbiamo finire un progetto o un dipendente che si è improvvisamente ammalato. A lungo termine, però, non è un buon modo di lavorare, perché è difficile mantenere un alto livello di concentrazione se l’attenzione è costantemente divisa tra diversi temi. Di conseguenza, si tende a commettere più spesso errori e, in modo controproducente, a lavorare più lentamente.
Multitasking: come aiutarsi?🚨
Molto probabilmente ognuno di noi, nel corso della propria carriera, si troverà almeno una volta a dover affrontare una situazione che richiede una maggiore intensità di lavoro. Può trattarsi, ad esempio, di assumere temporaneamente i compiti di un dipendente assente o di un progetto aggiuntivo. Indipendentemente dal momento in cui ciò accade, è utile familiarizzare già ora con i consigli su cosa fare per agevolarsi in queste situazioni.
Multitasking: esempi di come gestire più attività 🧠
- Pianifica il lavoro
Prepara un elenco delle cose da fare e stabilisci un ordine di priorità per ciascuna di esse. In questa fase, è bene munirsi di strumenti e mezzi che ti aiutino a farlo. Utilizza quaderni, blocchi e post-it di ogni tipo. Ti innamorerai sicuramente anche delle lavagne da parete. Bacheca in sughero, lavagne per gesso o forse le classiche lavagne bianche? Qualunque sia la superficie, saranno un luogo ideale per suddividere tutti i tuoi compiti. Anche una lavagna planner è un’ottima opzione: a seconda della variante, potrai scrivere sulla sua superficie un programma annuale, mensile o settimanale. Appendila in bella vista, ad esempio sopra la scrivania, per tenere traccia dei tuoi progressi e ridurre al minimo il rischio di dimenticarsi qualcosa. - Tieni conto dei tuoi momenti di maggiore e minore produttività
Considera quali sono gli orari in cui lavori meglio e, nell’organizzare la tua giornata, prevedi di lavorare su compiti stimolanti in questi momenti. In questo modo sfrutterai al meglio i momenti di maggiore concentrazione, eliminando gli obiettivi chiave dalla tua lista. - Riponi lo smartphone in un luogo difficile da raggiungere
Per rimanere pienamente concentrati durante il lavoro, cerca di limitare l’uso del telefonino. Se ti accorgi di prendere lo smartphone troppo spesso, mettilo via in un posto molto più lontano che a portata di mano. - Ricordati di fare delle pause!
Il cervello ha bisogno di riposare: concediglielo facendo delle pause. Durante questo tempo, fai due passi, prendi un caffè o parla con qualcuno. Cerca di rilassarti prima di tornare alla scrivania. - Utilizza strumenti online
Utilizza calendari e applicazioni per la pianificazione: ti sarà molto più facile tenere sotto controllo anche il caos più grande. - Esercita la memoria
Risolvere cruciverba, fare puzzle o svolgere compiti matematici a mente: ci sono molti modi per allenare la memoria. Scegli quello che fa per te e allenati ogni giorno. In questo modo non solo sarà più difficile dimenticare di scrivere un’e-mail importante o di inviare una relazione, ma migliorerà anche la tua concentrazione, riducendo al minimo il rischio di commettere errori, anche quando avete molto da fare.
Leggi anche: Come allenare la memoria? Consigli utili
- Cerca di controllare lo stress
Il multitasking al lavoro può influire negativamente sul tuo benessere, causando ansia e altre emozioni negative. Per evitare che ciò accada, utilizza modi diversi e personalizzati per gestire lo stress. Ricordate che più sei calmo, più è facile lavorare a pieno ritmo.
Sebbene sia innegabile che il multitasking alla lunga sia faticoso, è bene riconoscere che in alcune situazioni sostiene la nostra motivazione e ci permette di portare a termine il lavoro in modo tempestivo. Il multitasking può darci la sensazione di fare molto, di non annoiarci e di essere produttivi. Spesso è un’impressione fuorviante, ma ha comunque un impatto positivo sulla nostra autostima e sulla sensazione di soddisfazione per le attività che svolgiamo. Se ci troviamo in una situazione che ci impone di passare a questa modalità operativa, usiamo dei modi per renderla più facile. Questi modi rendono meno gravoso lavorare alla massima velocità.
