Come aumentare la produttività? Modi per una migliore organizzazione del lavoro e del tempo

Prima che tu provi a fare di più in un tempo più breve, ordina gli obiettivi, i compiti e il modo di agire. Metodi semplici di pianificazione aiutano a limitare le distrazioni, sfruttare meglio l’energia e mantenere il controllo sui progressi. E una lavagna ben scelta fa sì che gli obblighi, le scadenze e le priorità più importanti siano sempre a portata di vista. Controlla come creare un sistema, che migliorerà la produttività nel lavoro, nello studio e nella vita quotidiana.

Da questo articolo apprenderai:

• cos’è la produttività e da cosa dipende,
• quali errori più spesso abbassano l’efficienza e influiscono sull’indicatore di rendimento,
• come pianificare efficacemente i compiti e gli obblighi,
• quali metodi di gestione del tempo vale la pena applicare,
• come sfruttare le lavagne per l’organizzazione del lavoro, dello studio e della vita familiare,
• quali soluzioni aiutano a mantenere la motivazione e il controllo sugli obiettivi.

Cos’è la produttività e perché è così importante?

La produttività è la capacità di raggiungere gli obiettivi con un uso ragionevole del tempo, dell’energia e delle risorse disponibili. Nella vita quotidiana significa un’efficiente organizzazione degli obblighi, mentre in un’impresa può riferirsi anche a questo: quanti effetti si è riusciti a ottenere con determinati impieghi. La produttività totale tiene conto di tutte le risorse utilizzate, e la produttività parziale può riguardare una di esse, per esempio la produttività del lavoro.

Sul suo livello influiscono diversi fattori: la qualità del piano, la concentrazione, l’organizzazione del posto di lavoro, il riposo e la capacità di stabilire le priorità. Nelle aziende hanno importanza anche il modo di organizzazione del processo produttivo, lo sfruttamento dei materiali e la limitazione degli sprechi. La produttività si può quindi misurare, osservando non solo il numero dei compiti eseguiti o questo, quanto si è riusciti a produrre, ma prima di tutto la relazione tra lo sforzo sostenuto e i risultati raggiunti.

Non si tratta tuttavia di questo, affinché ogni giorno fare il più possibile. Il modo di agire produttivo consiste nel concentrarsi sui compiti che effettivamente avvicinano all’obiettivo. Perciò vale la pena cominciare dagli obblighi più essenziali, e lasciare le faccende meno urgenti per dopo.

Il miglioramento della produttività richiede prima di tutto un regolare perfezionamento del modo di lavorare. Per aumentare la produttività del lavoro, vale la pena limitare le azioni superflue, pianificare meglio il tempo e gradualmente elaborare un ritmo ottimale di realizzazione dei compiti. Una buona organizzazione permette di raggiungere risultati migliori, diminuisce lo stress e dà un maggiore senso di controllo, grazie a ciò è più facile trovare tempo non solo per il lavoro e lo studio, ma anche per la famiglia e per il riposo.

Cosa più spesso abbassa l’efficienza e influisce sull’indicatore di rendimento e sulla produttività dei lavoratori?

Il calo della produttività raramente deriva esclusivamente dalla mancanza di motivazione. Molto più spesso rispondono per esso i compiti disordinati, l’eccesso di stimoli, un’inappropriata organizzazione del lavoro e un inefficace sfruttamento delle risorse disponibili. Questi sono fattori essenziali che influiscono sulla produttività dei lavoratori, e in una prospettiva più ampia anche sulla produttività dell’impresa.

Sebbene la definizione di produttività si riferisca alla relazione tra gli effetti raggiunti e le spese utilizzate, non basta misurare esclusivamente il numero dei compiti eseguiti, del prodotto o servizio creato o del tempo di lavoro. Vale la pena prendere in considerazione anche la qualità del lavoro, le risorse in entrata e il modo di gestione delle risorse umane. Se l’impresa analizza la produttività totale e parziale, più facilmente può riconoscere le aree che richiedono miglioramento.

Ai problemi più frequenti appartengono:

• Mancanza di un piano d’azione – senza obiettivi chiaramente definiti è facile agire caoticamente e scegliere gli obblighi più semplici invece dei più importanti. Un’adeguata gestione dei compiti aiuta a stabilire la loro sequenza, a sfruttare meglio il tempo di lavoro e a concentrare l’attenzione sulle azioni aventi il maggior impatto sulla produttività.
• Procrastinazione – il rimandare gli obblighi spesso compare in quel momento, quando il compito sembra troppo grande, difficile o impreciso. Invece di annotare “preparare la presentazione”, è meglio dividere il lavoro in passi più piccoli, per esempio creare un piano delle slide, raccogliere i materiali e scrivere l’introduzione. Un tale approccio agevola l’esecuzione dei compiti e facilita il graduale aumento del rendimento.
• Multitasking – il multitasking può dare l’impressione di un’azione veloce, tuttavia il frequente passaggio tra un documento, i messaggi e il telefono indebolisce la concentrazione. Ogni ritorno a un compito interrotto richiede un rinnovato focus, abbassa il rendimento dei lavoratori, aumenta il rischio di errori e influisce sulla qualità del lavoro.
• Eccesso di informazioni e distrazioni – le notifiche, i comunicatori e le schede costantemente aperte ostacolano un lavoro più lungo in concentrazione. Aiuta lo spegnimento degli alert superflui, lo stabilire ore concrete per controllare la posta e il riporre il telefono fuori dalla portata di mano. Una tale ottimizzazione dell’ambiente di lavoro favorisce l’efficienza dell’azione e permette di sfruttare meglio le risorse disponibili.
• Caos sul posto di lavoro – il disordine sulla scrivania e la mancanza di un posto fisso per i documenti portano alla perdita di tempo e ostacolano l’inizio dell’azione. Uno spazio ordinato, una lista visibile dei compiti e un facile accesso ai materiali supportano una gestione ottimale degli obblighi e un lavoro più tranquillo.
• Mancanza di coinvolgimento e di informazione di ritorno (feedback) – la motivazione dei lavoratori appartiene anch’essa ai più importanti fattori di produttività. Quando gli obiettivi sono poco chiari, la responsabilità è divisa male, e lo sforzo rimane inosservato, è più difficile massimizzare gli effetti. Un buon management dovrebbe quindi unire una chiara comunicazione, il supporto del team e un regolare monitoraggio dei progressi.

Sull’efficienza possono agire sia fattori interni, come l’organizzazione, la comunicazione o il modo di delegare gli obblighi, sia fattori legati alle risorse, all’accesso agli strumenti e alle condizioni di lavoro. La maggioranza di queste difficoltà si può limitare grazie a semplici metodi di pianificazione, a una migliore gestione dell’attenzione e a una consapevole ottimizzazione dei processi.

La produttività dei lavoratori non dovrebbe essere tuttavia migliorata esclusivamente con il pensiero a un risultato a breve termine. Azioni ben pianificate, un efficace sfruttamento delle risorse e un’adeguata gestione del team aiutano a costruire un duraturo aumento del rendimento e il successo a lungo termine dell’impresa.

Come prendersi cura delle risorse? 10 modi per la crescita della produttività

L’aumento della produttività non richiede l’introduzione di un sistema complicato. I migliori risultati di solito li portano semplici regole applicate regolarmente. Se ci tieni al miglioramento dei risultati, vale la pena cominciare da alcuni cambiamenti:

1. Fissa gli obiettivi per ogni giorno – definisci un risultato principale e due o tre compiti più importanti. L’obiettivo dovrebbe essere concreto e misurabile, per esempio “inviare l’offerta pronta”, e non un generale “lavorare sull’offerta”.
2. Crea liste dei compiti – annota gli obblighi in un solo posto e formulali in modo chiaro, per esempio “ordinare i materiali”, “preparare il report” o “ripetere due capitoli”. Grazie a ciò è più facile valutare l’ambito del lavoro e separare i compiti attuali dalle idee che possono aspettare.
3. Stabilisci le priorità – valuta l’importanza del compito, la scadenza della sua realizzazione e le conseguenze di un eventuale ritardo. Di aiuto può essere il principio di Pareto, che suggerisce di concentrarsi in primo luogo sulle azioni che portano i risultati maggiori.
4. Pianifica la settimana con anticipo – una volta alla settimana inserisci nel calendario le scadenze, gli incontri, gli obblighi ciclici e il tempo destinato al lavoro in concentrazione. Non riempire tuttavia il cronoprogramma completamente, lascia spazio per questioni impreviste e cambiamenti eventuali.
5. Sfrutta il metodo Pomodoro – la tecnica pomodoro consiste nel lavorare in brevi blocchi, più spesso di 25 minuti, separati da pause di alcuni minuti. Un tale ritmo aiuta a migliorare la concentrazione e a limitare il rimandare dei compiti, poiché è più facile cominciare una breve tappa che pensare a diverse ore di lavoro.
6. Raggruppa compiti simili – telefoni (telefonate), messaggi, documenti o questioni amministrative eseguili in blocchi separati. Grazie a ciò limiterai il multitasking e diminuirai il numero dei momenti in cui devi di nuovo concentrarti su un altro tipo di lavoro.
7. Limita le notifiche – durante i compiti che richiedono concentrazione accendi la modalità “non disturbare”, chiudi i programmi superflui e fissa momenti concreti per rispondere ai messaggi. In questo modo il ritmo della giornata deriverà dal piano, e non dagli alert che compaiono.
8. Monitora i progressi – contrassegna i compiti come pianificati, in realizzazione e terminati. Il progresso visibile rafforza la motivazione, e allo stesso tempo permette di notare velocemente i ritardi e di reagire opportunamente in anticipo.
9. Prenditi cura dell’ordine – alla fine della giornata metti via i documenti, prepara i materiali necessari e aggiorna il piano. Alcuni minuti dedicati al riordino dello spazio faciliteranno un efficiente inizio del lavoro il giorno successivo.
10. Analizza regolarmente i risultati – una volta alla settimana controlla cosa si è riusciti a eseguire, quali compiti hanno occupato più tempo di quanto ipotizzato, e cosa ha distratto l’attenzione più spesso. Su questa base perfeziona gradualmente il tuo sistema e rinuncia alle soluzioni che non portano gli effetti attesi.

Come la pianificazione visuale influisce sulla produttività?

La pianificazione visuale aiuta a ordinare gli obblighi e a guardare ad essi da una prospettiva più ampia. Il piano collocato in un posto visibile ricorda costantemente le scadenze, le priorità e le successive tappe d’azione, grazie a ciò è più facile mantenere la concentrazione e controllare i progressi. Un tale modo di organizzazione permette anche di notare più velocemente le dipendenze tra i compiti, il sovraccarico del cronoprogramma o eventuali ritardi.

I colori possono indicare diversi progetti, persone responsabili o il livello di importanza, e i compiti si possono dividere in giorni della settimana oppure in tappe di realizzazione. Questa soluzione si dimostra valida sia nel lavoro, sia durante lo studio o l’organizzazione della vita familiare. Il team può tracciare in tempo reale lo status del progetto, l’alunno controllare le successive parti di materiale, e i membri della famiglia usufruire del calendario comune e della chiara divisione degli obblighi.

Per la creazione di un tale piano si dimostrano ottime le lavagne, poiché permettono di raccogliere le informazioni più importanti in un solo posto facilmente accessibile.

Quali lavagne aiutano ad aumentare la motivazione all’azione e l’efficienza?

Ogni tipo di lavagna supporta l’organizzazione in un modo un po’ diverso. Alcune si dimostrano migliori nella pianificazione quotidiana, altre nella gestione dei progetti, nella conservazione dei materiali o nella divisione degli obblighi domestici. La scelta vale quindi la pena adattarla al tipo di compiti, al modo di lavorare e al posto in cui la lavagna sarà utilizzata. Alle soluzioni disponibili appartengono:

• Lavagna bianca per la pianificazione quotidiana – si dimostrerà valida come lista di priorità, planner settimanale o posto per gli appunti degli incontri. Le scritte si possono aggiornare velocemente, perciò si adatta bene all’organizzazione del lavoro, dello studio e degli obblighi domestici.
• Lavagna magnetica per la gestione dei progetti – rende possibile sia l’annotazione di informazioni, sia il fissaggio di foglietti, grafici o documenti. Con l’aiuto dei magneti si possono contrassegnare le scadenze, gli status e le persone responsabili. La lavagna magnetica si dimostrerà valida tra le altre cose come cronoprogramma del progetto o semplice lavagna Kanban con le colonne “da fare”, “in corso” e “finito”.
• Bacheca di sughero come centro di organizzazione – permette di appuntare (con puntine) piani, istruzioni, ispirazioni, scadenze e documenti importanti, che dovrebbero rimanere visibili per un tempo più lungo. Nell’ufficio può svolgere la funzione di centro del progetto, e in casa – di posto per le informazioni familiari o la mappa degli obiettivi.
• Lavagna a gesso per la pianificazione degli obblighi domestici – può servire come planner settimanale, menù (lista dei pasti), lista degli acquisti o cronoprogramma dei membri della famiglia. La lavagna a gesso è pratica, e allo stesso tempo si inserisce bene nell’arredamento della cucina, dell’ingresso o della camera dei bambini.
• Lavagna di vetro per l’elegante organizzazione dello spazio – unisce un aspetto moderno con la funzionalità. Si dimostrerà valida nell’ufficio, nella sala conferenze o nello studio di casa come posto per annotare piani, idee e le scadenze più importanti. La superficie liscia è facile da mantenere pulita, e le proprietà magnetiche permettono di fissarvi note e documenti.

Sono disponibili molti tipi di lavagne che si differenziano per superficie, aspetto, dimensione e modo di montaggio. Grazie a ciò è facile trovare una soluzione adattata ai propri bisogni, allo stile di lavoro e al carattere dello spazio.

Come creare il proprio sistema di organizzazione del lavoro con lo sfruttamento delle lavagne?

Un efficace sistema di organizzazione dovrebbe essere semplice, leggibile e adattato ai bisogni quotidiani. All’inizio vale la pena definire a cosa la lavagna deve servire – se supporterà la pianificazione della giornata, la gestione del progetto, lo studio o l’organizzazione della vita familiare. Di seguito bisogna scegliere l’adeguato tipo di superficie e dividerla in sezioni trasparenti (chiare). Nel caso della pianificazione dei compiti si dimostrerà valido un layout semplice:

• da fare,
• in corso,
• terminate.

Una tale divisione facilita il tracciamento dei progressi e mostra velocemente in quale tappa si trova ogni compito. Vale la pena anche stabilire il significato di colori e simboli – un colore può indicare le faccende urgenti, un altro un progetto concreto, la persona responsabile o il tipo di obblighi.

La lavagna è meglio collocarla in un posto visibile e facilmente accessibile, e i marker, i magneti o le puntine conservarli nelle sue vicinanze. Grazie a ciò l’aggiornamento del piano sarà veloce e comodo.

La più importante è la regolarità. Vale la pena completare (aggiornare) il piano correntemente, e una volta alla settimana svolgere una breve revisione dei compiti e dei progressi. Il sistema non dovrebbe essere complicato – il suo uso deve occupare solo alcuni minuti e facilitare realmente l’organizzazione del lavoro, e non creare un ulteriore obbligo.

Riassunto

La produttività non consiste nell’eseguire il maggior numero di compiti possibile, ma nella scelta consapevole delle priorità e nella coerente realizzazione degli obiettivi. La mancanza di un piano, la procrastinazione, il multitasking, l’eccesso di distrazioni o il caos sul posto di lavoro si possono limitare grazie a semplici metodi di organizzazione, come liste di compiti, pianificazione della settimana e lavoro in blocchi temporali. Un grande supporto può essere anche la pianificazione visuale. Una lavagna adeguatamente scelta aiuta a ordinare gli obblighi, tracciare i progressi e mantenere le informazioni più importanti a portata di vista. La lavagna cancellabile a secco si dimostrerà valida nella pianificazione quotidiana, la lavagna magnetica nella gestione dei progetti, la lavagna di sughero nell’ordinare i materiali, e la lavagna a gesso nell’organizzazione degli obblighi domestici. Il miglior sistema è quello che è semplice, leggibile e adattato ai bisogni individuali. Comincia da alcune regole, osserva gli effetti e gradualmente sviluppa il modo di organizzazione del lavoro, dello studio e degli obblighi domestici.