Che cos’è il principio di Pareto – esempi di applicazione della regola 80/20 con l’uso delle lavagne

Sapevi che il 20% delle azioni che intraprendi può essere responsabile dell’80% dei tuoi risultati? Questa è l’essenza della legge di Pareto, applicabile a molti settori della vita e del lavoro. Impara a utilizzare questo metodo e diversi tipi di lavagne per pianificare, organizzare e massimizzare i risultati del proprio lavoro.  

La legge di Pareto: cos’è e perché si deve usare?

Il principio di Pareto (noto anche come metodo o regola 80/20) è stato formulato all’inizio degli anni Cinquanta e la sua descrizione dettagliata si deve a Joseph Juran. Tuttavia, va ricordato che il concetto stesso ha origine dall’economista italiano Vilfredo Pareto, vissuto all’inizio del XX secolo. Fu lui a notare un’interessante relazione tra il reddito e la ricchezza delle nazioni: l’80% delle risorse apparteneva ad appena il 20% della popolazione. Col tempo, questa osservazione è stata apprezzata non solo in economia, ma anche negli affari, nella gestione e persino nelle situazioni quotidiane. Non c’è da stupirsi, visto che si tratta di un modo così efficiente di fare le cose! Che cos’è la regola dell’80/20? Il suo significato è che anche una piccola percentuale delle nostre azioni (il suddetto 20%) è responsabile della maggior parte dei risultati (fino all’80%). Ad esempio, nel campo dell’istruzione, se si padroneggia il 20% del materiale, spesso è sufficiente per ottenere l’80% al risultato dell’esame. Al lavoro, invece, alcuni compiti chiave che occupano il 20% del tempo spesso generano l’80% dei risultati totali di un progetto.  

Perché è importante conoscere la legge di Pareto? Perché permette di guardare alle proprie responsabilità in modo nuovo: applicandolo, è molto più facile dividere ciò che è veramente importante dai compiti di minore importanza. In questo modo ci si concentra sulle priorità e in contemporanea si evita di perdere tempo. Inoltre, se utilizzate lavagne bianche, come una lavagna cancellabile a secco o una lavagna magnetica in sughero, potete organizzare ancora meglio le vostre attività e visualizzare facilmente ciò che conta davvero per ottenere i migliori risultati.   

Visualizzare su una lavagna: cosa vuol dire e perché è utile creare grafici e diagrammi

La nostra vista è uno strumento brillante che può facilitare la gestione del tempo. Infatti, quando concetti anche molto difficili vengono presentati visivamente, sono più facili da capire e da ricordare, e guadagniamo minuti o ore in più da utilizzare nel nostro programma quotidiano. Molte tecniche di apprendimento si basano su questa relazione, come il metodo Cornell, grazie al quale impariamo ad apprendere in modo efficace e con i migliori risultati possibili. Aggiungere grafici e diagrammi al processo di apprendimento o di pianificazione è un altro modo per aumentare l’efficienza.  

Questi ci permettono di illustrare relazioni, gerarchie o risultati in modo più chiaro rispetto al testo tradizionale. Questa rappresentazione grafica rende più facile trarre conclusioni, identificare tendenze e ricordare informazioni chiave. 

La superficie della lavagna è quindi senza dubbio il posto giusto per creare e visualizzare le informazioni che vogliamo conservare a lungo. Utilizzandola quotidianamente, possiamo assicurarci di accedere facilmente ai contenuti chiave e di concentrarci su ciò che è importante.  

I maggiori vantaggi della rappresentazione grafica:  

• Identificazione delle aree chiave – quando si separano i compiti in “importanti” e “meno importanti”, si sa immediatamente su cosa concentrarsi per ottenere risultati.  
• Alto livello di motivazione – chi non ama la sensazione di poter cancellare un altro compito dalla propria lista? Apparentemente, un piccolo passo, ma comunque un’enorme spinta motivazionale!  
• Controllo continuo dei progressi: guardando la lavagna si ha una visione d’insieme di quanto è stato fatto e di quanto resta da fare. Questo sistema vi mantiene in carreggiata e vi motiva a continuare a migliorare.   

Legge di Pareto – applicazione del principio in combinazione con le lavagne 

Come si può utilizzare il principio di Pareto nella gestione quotidiana dei compiti? La risposta è semplice: organizzando il lavoro in modo visivo! Le lavagne bianche sono ottime per pianificare in modo da individuare facilmente le aree più importanti e concentrarsi su di esse. L’utilizzo di una lavagna bianca renderà sicuramente più facile:  

1. Pianificare le attività quotidiane – utilizzate una lavagna cancellabile o una lavagna magnetica per scrivere le attività più importanti della giornata. La cosa più importante è selezionare le attività che avranno il maggiore impatto:  

• Scegliete 2-3 attività chiave (20%) e separateli visivamente dal resto. 
• Segnate questi impegni con pennarelli colorati o calamite per attirare l’attenzione.
• Una volta completato un impegno, spuntatelo o cancellatelo: il senso di soddisfazione è garantito!  

2. Organizzare la settimana o il mese – per una pianificazione a lungo termine, sono perfette le lavagne planner con un calendario prestampato. Utilizzatele per suddividere le responsabilità in blocchi di attività settimanali o mensili:  

• Riservate il 20% del tempo settimanale a compiti strategici come la pianificazione o lo sviluppo. 
• Riservate il resto del tempo alle attività quotidiane.  

3. Creare liste di priorità: una lavagna in sughero può diventare una “lavagna delle priorità”. Basta dividerla in sezioni:  

• Più importante (20%) – è utile inserire qui i compiti chiave che hanno un impatto effettivo sui nostri obiettivi. 
• Ulteriori (80%) – questo è il posto per le restanti attività, meno importanti, svolte in aree diverse.
• Si possono usare bigliettini colorati o puntine per spostare facilmente i compiti da una sezione all’altra man mano che si procede.  

4. Gestire il team – se lavorate in un team, la lavagna può essere un ottimo strumento per pianificare insieme. Riunirsi regolarmente accanto a una superficie in cui vengono visualizzati i compiti chiave del team è di grande aiuto:  

• Per concentrarsi sulle attività con maggiori benefici. 
• E semplificare la divisione delle responsabilità e rendete più facile il monitoraggio dei progressi. 

Vantaggi della combinazione diel metodo Pareto con le lavagne   

• Risparmio di tempo: utilizzando la regola di Pareto, ci si concentra su una o poche attività che generano i maggiori risultati. Utilizzando le lavagne in questo processo, è possibile creare elenchi facilmente accessibili da cui rimuovere le attività meno importanti, evitando la distrazione del superfluo.  
• Efficienza: evidenziare le priorità in un luogo visibile rende più facile portarle a termine. Ogni sguardo alla lavagna ricorda i lavori di maggiore importanza e questo aiuta sicuramente a mantenere alti i livelli di produttività e a concentrarsi sugli obiettivi. 
• Migliore organizzazione: le lavagne bianche facilitano l’organizzazione, sia nella pianificazione che nel pensiero. Con una tabella di marcia visibile, si aumenta la concentrazione e si riduce lo stress perché si ha un quadro chiaro di ciò che conta davvero.  

Se utilizzato nella vita personale o professionale, il metodo Pareto consente di massimizzare i risultati con il minimo sforzo. Le lavagne di vario tipo sono un supporto ideale per la sua applicazione. Permettono di visualizzare le priorità, di organizzare il tempo e di godere di progressi visibili. Iniziate oggi stesso e vedrete come il 20% delle vostre azioni chiave si tradurrà nell’80% dei vostri risultati! 

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