Che cos’è il feedback e in che modo fornirlo?

il feedback è una forma di valutazione del lavoro e dell’attività propria o altrui. Tutti sanno cos’è, non tutti sanno fornirlo. Se strutturato correttamente, contribuisce allo sviluppo e alle prestazioni. Come darlo per ottenere il massimo beneficio? Scopritelo nel nostro articolo!

🗣️Il feedback: uno strumento importante nella comunicazione

Nessuno di noi vive isolato. Nel corso della nostra vita costruiamo una serie di relazioni, acquisiamo qualifiche e nuove capacità, impariamo le lingue, conosciamo le culture, svolgiamo attività. Le azioni che compiamo, sia a livello professionale che privato, possono essere valutate. Il riscontro che riceviamo è il cosiddetto feedback.

Questo strumento di comunicazione è spesso associato al mondo degli affari. I manager lo usano nel loro lavoro per informare i membri del team sugli effetti delle azioni svolte e sulle ulteriori aspettative. La capacità di dare feedback è auspicabile anche in tutti i tipi di relazioni interpersonali. Ci permette di correggere il nostro comportamento, migliorando la qualità della relazione, di svolgere meglio i nostri compiti e di fare passi più consapevoli nel nostro percorso lavorativo.

I vantaggi del feedback sono moltissimi, ma non sempre si è sicuri su come fornirlo. Per essere certi che il modo scelto sia quello giusto, leggete i consigli che troverete leggendo questo articolo.

Dare il feedback. Come farlo correttamente?

La cultura del feedback, o l’abitudine di dare e rispondere al feedback, ha una serie di vantaggi. Tuttavia, c’è sempre la possibilità che il nostro destinatario interpreti male il senso del messaggio. Non c’è quindi da stupirsi se molti si chiedono come fornire una valutazione per ridurre al minimo il rischio di fraintendimenti. Per ottenere i migliori risultati bisogna:

1. Prepararsi al colloquio e creare una buona atmosfera 👍🏻

   Prendete tempo per pensare alle informazioni che desiderate trasmettere. La mancanza di spontaneità in questo caso è un vantaggio. In questo modo, si può evitare di sollevare argomenti che non devono essere discussi e di dire qualcosa di inappropriato. È inoltre essenziale avere un atteggiamento positivo e creare un’atmosfera amichevole che incoraggi la disponibilità.

2. Rivolgersi direttamente all’interlocutore 🗣️

   Cercate di fare in modo che il vostro messaggio arrivi direttamente alla persona giusta. È scorretto coinvolgere i membri del gruppo che non hanno nulla a che fare con il caso in questione. Questo comportamento è una semplice ricetta per perdere il rispetto e la fiducia dei colleghi.

3. Discutere la qualità del lavoro e il comportamento specifico, non giudicare la persona 👨🏻‍💻

   È essenziale concentrarsi sui dati di fatto durante la conversazione. Tenete per voi le valutazioni e i sentimenti personali. Non fate riferimento a situazioni passate che non siano rilevanti per l’argomento in questione. Evitate anche di paragonare la persona ad altri o di concentrarvi sui suoi tratti caratteriali. Il feedback sarà quindi concreto e costruttivo.
   Se dovete dare un feedback a un collega o all’intero team, potete anche utilizzare strumenti di comunicazione come i diversi tipi di lavagna magnetica. Una lavagna magnetica bianca cancellabile è ideale per questo scopo. Potete facilmente scrivere sulla lavagna i pro e i contro delle azioni svolte o allegare consigli su come poter risolvere il problema. In questo modo è possibile creare un’interessante sintesi della discussione.

   Una lavagna può essere utile anche durante i colloqui di lavoro. I candidati si aspettano sempre più spesso risposte chiare e riscontri rapidi. Con l’aiuto di una superficie cancellabile, sarà sicuramente più facile per voi presentare sia le buone qualità del candidato che i suoi difetti. Annotate tutti gli spunti e poi condivideteli con il candidato. Dare un feedback sostanziale dopo un colloquio non è ancora una pratica comune. La vostra azione può quindi avere un impatto positivo sull’immagine dell’organizzazione nel suo complesso, e un candidato con una recensione negativa potrebbe trovarsi a partecipare nuovamente al colloquio qualche tempo dopo, questa volta con le competenze che gli mancavano.

4. Condividere le informazioni negative in privato 🤝🏻

   Se volete far notare un errore a qualcuno, non fatelo mai in un luogo pubblico. A nessuno piace scoprire di aver fatto qualcosa di sbagliato, soprattutto quando anche altre persone possono sentirlo. Comunicare questo tipo di informazioni faccia a faccia evita discussioni e aumenta le probabilità che il destinatario comprenda il messaggio.

5. Parlare più spesso degli aspetti positivi che di quelli negativi ✅

   Ricordate di evidenziare gli aspetti positivi durante la conversazione, indipendentemente dalla vostra valutazione della situazione. Concentrarsi sugli aspetti negativi può essere demotivante per l’altra parte. Assicuratevi quindi di dire qualcosa di buono dopo le parole amare. Il feedback positivo è particolarmente utile alla fine di una discussione, per non lasciare l’interlocutore in una situazione di rassegnazione.

6. Basare la valutazione su esempi concreti 📑

   Fate riferimento a esempi concreti. In caso di feedback negativo, il vostro interlocutore avrà un punto di riferimento e sarà più facile per lui capire cosa non fare.

7. Lasciare lo spazio per rispondere 🗨️

   Il destinatario dell’informazione deve avere la possibilità di rispondere alle parole che gli sono state dette. Ascoltatelo con attenzione. Se il feedback è negativo, potete chiedere di proporre un’idea per risolvere il problema.

8. Dare spunti per il futuro e concludere in modo motivante 🧠

   Formulate il vostro discorso in modo che l’altra parte possa capire rapidamente cosa modificare nel suo comportamento o nel suo approccio al lavoro. È buona norma concludere la discussione con un’espressione di positività e di fiducia nel miglioramento. In questo modo, vi assicurerete di mantenere la motivazione della persona che intende apportare cambiamenti dopo il vostro feedback.

Feedback – esempi di metodi

Esistono vari modi di dare feedback. Conoscerne almeno alcuni per poter gestire la relazione in modo efficiente e raggiungere gli obiettivi prefissati potrebbe rivelarsi molto utile. Di seguito riportiamo tre dei metodi.

• Sandwich. Un’opzione che prevede di mettere tutte le informazioni spiacevoli nella parte centrale del discorso. In questo caso, ci assicuriamo che l’inizio e la fine rimangano positivi. Le informazioni trasmesse in questo modo non sono così gravi e non demotivano il destinatario. Tuttavia, in questo caso esiste il rischio che la chiusura positiva della discussione faccia passare in secondo piano gli errori individuati in precedenza che devono essere evitati e che il nostro discorso non venga compreso appieno.
• FSCA. Si tratta di un metodo di feedback che prevede quattro fasi: Fatti, Sentimenti, Conseguenze, Aspettative. Ciò significa che parliamo di situazioni specifiche, dei nostri sentimenti personali al riguardo, delle conseguenze delle azioni discusse e delle nostre aspettative nei confronti dell’interlocutore. Prestiamo attenzione anche alle intenzioni con cui entriamo nella conversazione. Infine, è necessario formulare una proposta per la soluzione del problema, esprimere l’accordo dell’intervistato con la soluzione proposta e criticare, cioè lasciare la possibilità di trovare un’altra via d’uscita alla situazione, se necessario. Questo modello è consigliato per l’implementazione nelle relazioni tra supervisore e dipendente.
• Stop/Start/Continue. Avete bisogno di un modo per creare ogni giorno un semplice messaggio di feedback? Questo metodo fa al caso vostro. Si concentra su tre aspetti:
  – Stop – comunichiamo al destinatario ciò che non deve più fare.
  – Iniziare – ci concentriamo su ciò che la persona dovrebbe iniziare a fare per ottenere risultati migliori.
  – Continue – elenchiamo le azioni che dovrebbero essere continuate perché producono buoni risultati.

Il feedback creato su questa base è comprensibile per tutti e non richiede molto tempo per essere elaborato.

Dare un feedback può essere complicato. Tuttavia, questo non significa che le conversazioni difficili debbano essere messe da parte. Un dialogo condotto in modo corretto può portare numerosi vantaggi a voi e al vostro interlocutore. Provate a seguire alcune semplici regole e vedrete una grande differenza.

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