Coworking: cos’è e come usare le lavagne per lavorare efficacemente in spazi condivisi

Una buona organizzazione del lavoro è possibile in qualsiasi condizione? Certo che sì! Scoprite come utilizzare le lavagne bianche nelle aree di coworking per lavorare in modo più rapido ed efficiente. 

Che cos’è il coworking? Definizione e vantaggi e svantaggi dell’affitto di una struttura condivisa

Il coworking è un modello di lavoro che prevede la condivisione di un ufficio comune tra persone che spesso non lavorano per la stessa azienda, ma che apprezzano i vantaggi di lavorare in compagnia di altre persone. Gli spazi di coworking sono luoghi in cui i freelance, imprenditori, startup e grandi aziende possono affittare scrivanie, sale riunioni o stanze per incontrare i clienti. È sicuramente un posto migliore per lavorare rispetto ad un’affollata caffetteria. 

Uno dei principali vantaggi del coworking è l’opportunità di fare rete con altri esperti dello stesso settore o di settori diversi, che può portare a consigli interessanti, collaborazioni per lo sviluppo del business e la condivisione di idee. Il coworking risponde alle esigenze generali del mercato del lavoro, dove le soluzioni flessibili e la possibilità di lavorare a distanza stanno diventando uno standard. Questi spazi offrono sia aree tranquille per la risoluzione di problemi individuali sia spazi aperti che incoraggiano la comunicazione e il lavoro collaborativo. Anche il costo relativamente basso di questa soluzione è un vantaggio. Gli svantaggi includono un’atmosfera di distrazione quando troppi utenti si presentano in un coworking open space e orari di apertura limitati, oltre a un’ubicazione che esclude le persone che non vivono nelle grandi città.  

Lavagne a supporto della gestione del lavoro negli spazi di coworking

Vari tipi di lavagne bianche, come quelle cancellabili a secco o quelle magnetiche per calamite, possono essere di grande aiuto nella gestione del lavoro negli spazi di coworking, in quanto facilitano la presentazione visiva delle informazioni, ad esempio creando elenchi di attività o programmi. Per scrivere sulle loro superfici si possono usare pennarelli dedicati e le note non necessarie possono essere facilmente cancellate con un panno o un cancellino. Le varianti magnetiche consentono di attaccare le stampe con i dati di lavoro. Un’opzione più classica, che facilita anche la gestione dei compiti, è la bacheca di sughero. I suoi vantaggi saranno apprezzati non solo dai fan del minimalismo: è un ottimo posto per appuntare messaggi e annunci. Grazie a questi strumenti, gli spazi di coworking possono essere meglio organizzati, il che si traduce in una maggiore produttività e soddisfazione degli utenti. Le lavagne giuste non solo consentono una pianificazione efficace e il monitoraggio dei progressi, ma favoriscono anche la comunicazione e la creatività, che sono auspicabili in qualsiasi spazio di lavoro moderno.

Modalità di utilizzo delle lavagne per la gestione delle attività in uno spazio di coworking

1. Lavagna per le prenotazioni: la superficie può essere utilizzata per informare sulla prenotazione di scrivanie o di intere salette. Ogni dipendente o utente dello spazio di coworking può effettuare una prenotazione segnando la data, l’ora e il nome. Questo permette agli altri utenti di verificare rapidamente la disponibilità delle risorse.

2. Lavagna delle attività: è uno strumento che ogni specialista organizzato apprezzerà. È possibile utilizzare la superficie della lavagna per tenere traccia dell’avanzamento del lavoro in squadra o individuale. È sufficiente dividerla in sezioni come “Da fare”, “In corso” e “Fatto”. Gli utenti possono spostare le note adesive con i compiti da una sezione all’altra man mano che il lavoro procede. Questo aiuta a visualizzare i progressi e le priorità.

3. Bacheca annunci: le bacheche sono ideali per comunicare informazioni importanti a tutti gli utenti del coworking. È un luogo ideale per annunci, promemoria di eventi, regole per l’utilizzo dello spazio o informazioni su promozioni e sconti attuali. In questo modo si garantisce che tutti gli utenti abbiano accesso a comunicazioni attuali.

4. Lavagna per il brainstorming: potete utilizzare la lavagna anche per le riunioni creative. Durante queste, i partecipanti possono facilmente annotare le loro idee su dei bigliettini o direttamente sulla superficie, quindi raggrupparle per argomento o priorità e creare delle sintesi. Il brainstorming con questo supporto è un vero piacere! 

5. Lavagna per il monitoraggio degli obiettivi e degli indicatori (KPI): gli indicatori di prestazione chiave (KPI) per il team o l’azienda possono essere presentati sulla superficie della lavagna. L’aggiornamento regolare di queste informazioni aiuta a mantenere la motivazione e la concentrazione sul raggiungimento degli obiettivi. In questo modo si garantisce che si raggiunga sempre il miglior risultato possibile. 

6. Lavagna motivazionale: tutti hanno bisogno di sostegno, a volte. Citazioni motivazionali in un posto ben visibile, congratulazioni per i risultati raggiunti o foto di eventi integrativi sono un ottimo modo per stimolare il team. In questo modo garantirete anche un’atmosfera amichevole nell’ufficio condiviso.

7. Bacheca per l’elenco dei contatti: potete utilizzare questo spazio anche per migliorare la comunicazione tra gli utenti. Naturalmente, quelli che sono d’accordo. In questo caso, la bacheca può presentare un elenco delle persone che utilizzano lo spazio di coworking con i loro numeri di contatto, indirizzi e-mail o profili LinkedIn. Si tratta di un ottimo strumento per creare nuovi contatti e collaborazioni.

8. Lavagna per il feedback: un feedback professionale e costruttivo permette di perfezionare e migliorare l’offerta. È quindi un’ottima idea utilizzare le lavagne come luogo in cui lasciare opinioni, suggerimenti e commenti sullo spazio condiviso o sull’organizzazione del lavoro.

In che modo creare un ufficio personalizzato con le lavagne bianche?

Gli spazi di coworking sono facili da personalizzare. La personalizzazione dello spazio di lavoro può fare una differenza significativa in termini di comfort ed efficienza, e le lavagne cancellabili, magnetiche e in sughero possono essere elementi importanti in questo processo. Le lavagne come le nostre METALboards consentono una vasta gamma di adattamenti. Con una varietà di calamite, è possibile creare layout unici di informazioni, ispirazioni, piani o grafici. I magneti di varie forme e colori consentono di esprimere il proprio stile e di modificare in modo rapido e semplice il design della lavagna, il che è particolarmente utile in uno spazio di coworking dinamico. Possono essere utilizzate per visualizzare appunti, fotografie, citazioni o diagrammi che riflettono un approccio individuale al lavoro o le specificità di un particolare progetto. Le lavagne in sughero, invece, sono uno strumento classico che consente di appuntare fisicamente una varietà di materiali, da documenti importanti a elenchi di attività. Consentono agli utenti degli spazi di coworking di creare delle “lavagne dell’umore” che rendono il lavoro di squadra o individuale molto più piacevole. Le lavagne di sughero sono ideali anche per inserire annunci e informazioni che possono essere utili all’intera comunità di coworking. 

Quanto costa il coworking

I costi del coworking variano a seconda dell’ubicazione, del tipo di spazio affittato e delle strutture disponibili. L’affitto di spazi nei centri città comporta di solito tariffe più elevate. Le diverse opzioni, come hot desking, scrivanie dedicate o uffici di coworking privati, hanno tariffe diverse e i servizi aggiuntivi, come l’accesso alle sale riunioni o a internet ad alta velocità, possono incidere sul costo finale. La flessibilità del contratto, come la possibilità di affittare per periodi più brevi, è spesso associata a costi più elevati. Per una scrivania in un ufficio condiviso si possono pagare dai 250 agli oltre 700 euro al mese. È anche possibile affittare uno spazio di coworking solo in determinati giorni, il che ovviamente riduce il costo. I coworking più rinomati offrono solitamente più servizi e strutture, il che si riflette anche sul prezzo. 

La popolarità del coworking e la domanda di prodotti per la pianificazione ed organizzazione

La popolarità dei coworking è in costante crescita, il che si riflette nell’aumento della domanda di prodotti che aiutano nell’organizzazione del lavoro e gestione del tempo. Le lavagne per la pianificazione sono diventate un elemento indispensabile per questi spazi, in quanto consentono di organizzare efficacemente il lavoro in team diversi, spesso concentrati su più progetti contemporaneamente. L’aumento del numero di spazi di coworking significa che sempre più persone sono alla ricerca di strumenti per gestire meglio i propri compiti e il proprio tempo. Le lavagne cancellabili, magnetiche e in sughero si adattano perfettamente alle esigenze degli utenti dei coworking, offrendo una soluzione facile da usare, funzionale e flessibile. Con questi strumenti, gli spazi di coworking possono essere organizzati meglio, con conseguente aumento della produttività e della soddisfazione. È in questi spazi che le lavagne planner, grazie alla loro versatilità, diventano un elemento centrale e la loro varietà permette di adattarle alle esigenze individuali di ogni team.