5S – un metodo ordinato per migliorare ogni luogo di lavoro

18

Set

Vuoi gestire meglio l’organizzazione del lavoro – in ufficio, in magazzino o in officina? Invece di improvvisare, ricorri a un metodo collaudato. Il 5S è un sistema che permette di valutare rapidamente cosa funziona e cosa richiede miglioramento. In combinazione con strumenti semplici, può diventare un reale impulso al cambiamento. Leggi il nostro articolo e scopri come introdurre efficacemente il 5S nella tua organizzazione e quale strumento scegliere per supportare al meglio il team in ogni fase delle modifiche. 

Da questo articolo imparerai: 

• che cos’è il metodo 5S e da dove proviene, 
• quali sono le fasi del 5S e come influenzano l’organizzazione del lavoro, 
• in che modo le lavagne supportano ogni fase del 5S, 
• come utilizzare praticamente superfici magnetiche, in sughero, cancellabili a secco e a gesso in diversi ambienti di lavoro, 
• quali benefici porta l’implementazione del 5S con l’uso di strumenti esemplificativi, 
• come scegliere lo strumento giusto per le tue esigenze organizzative. 

Che cos’è il metodo 5S e perché vale la pena conoscerlo 

Il metodo 5S è nato in Giappone, nell’ambito delle pratiche produttive degli stabilimenti Toyota. Il suo nome deriva dalle iniziali di cinque parole giapponesi: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke – che nella traduzione significano rispettivamente: ordinare, sistematizzare, pulire, standardizzare e autodisciplina. Pur essendo stato applicato originariamente nell’industria, oggi trova impiego in uffici, magazzini, laboratori, officine e abitazioni. 

Il 5S è una delle metodologie nell’ambito del Kaizen – il miglioramento continuo dei processi quotidiani. Si integra perfettamente con i principi del lean management, dove è importante non solo ridurre gli sprechi ma anche migliorare l’ergonomia del posto di lavoro, eliminare movimenti inutili e identificare chiaramente gli strumenti. Grazie a ciò è più facile definire le zone di lavoro, condurre audit e coinvolgere la direzione nel processo di miglioramento continuo. Sebbene i suoi presupposti siano semplici, la base della loro efficacia risiede nella loro implementazione coerente e nella visualizzazione, per la quale si rivelano utili strumenti professionali come lavagne affidabili con diverse superfici. 

Fasi del 5S – ovvero come il sistema 5S si applica non solo in produzione ma anche in ufficio 

Scopri quali azioni concrete comprendono le singole fasi del 5S e come puoi utilizzarle per mettere in ordine il tuo spazio: 

• Seiri (Ordinare) – il primo passo consiste nel separare il superfluo dal necessario. Lo scopo è eliminare strumenti, documenti e oggetti inutili, rendendo lo spazio più chiaro e permettendo al team di concentrarsi su ciò che è veramente importante. 
• Seiton (Sistematizzare) – dopo l’ordinamento è il momento di collocare le cose necessarie in modo logico ed ergonomico. Bisogna trovare un posto per ogni strumento, etichetta e istruzione, il che migliora notevolmente il lavoro e riduce il tempo necessario per trovarli. 
• Seiso (Pulire) – è il momento di creare l’abitudine a prendersi cura della pulizia e a effettuare ispezioni regolari. L’ordine non è qui un fine in sé, ma uno strumento per individuare rapidamente le anomalie e migliorare la sicurezza. 
• Seiketsu (Standardizzare) – a questa fase è fondamentale mantenere i risultati dei primi tre passi attraverso la creazione di standard, istruzioni e mappe 5S. Nel lean management è importante la coerenza, la possibilità di formare nuovi lavoratori e la facilità di eseguire audit 5S. 
• Shitsuke (Autodisciplina) – l’ultimo passo del metodo 5S è costruire abitudini e promuovere il 5S come parte del lavoro quotidiano. Grazie a ciò il 5S smette di essere un progetto una tantum e diventa parte della filosofia del lean management e della gestione per evitare gli sprechi. Regolarità e coinvolgimento di tutto il team, inclusa la direzione, decidono del successo duraturo. 

Esempi pratici di utilizzo di diversi strumenti nel metodo 5S 

Anche il sistema 5S meglio progettato può indebolirsi nella routine quotidiana se non viene consolidato e visualizzato correttamente. Per questo è importante usare strumenti che non solo supportano l’organizzazione ma sono anche facilmente accessibili, chiari e visibili — facilitano la comunicazione, ricordano le regole e aiutano a mantenere l’ordine. Ecco come è possibile usare alcuni di essi nella pratica durante le diverse fasi di implementazione del 5S: 

• Superficie a gesso – eccellente per il lavoro quotidiano con programmi, attività cicliche o informazioni di squadra. Puoi usarla come luogo per il piano di pulizia (Seiso), gli stati dei progetti, i promemoria per revisioni e ispezioni. La sua superficie consente di aggiornare rapidamente i contenuti e coinvolgere tutto il team. Si possono anche effettuare analisi aggiuntive, come l’analisi SWOT, che supportano la valutazione dei punti di forza e di debolezza dei processi e facilitano la pianificazione delle azioni di miglioramento. 
• Superficie magnetica – consente di creare layout dinamici e facilmente riorganizzabili delle informazioni. Ideale per la visualizzazione gestionale degli strumenti, la marcatura delle zone, l’affissione di schemi o foglietti con compiti. Si può ricreare lo spazio fisico di un magazzino, officina o ufficio, supportando la fase di Seiton (sistematizzazione). Funziona bene anche come Kanban board — consentendo di monitorare gli stati delle attività e gestire il flusso di lavoro in tempo reale. 
• Superficie in sughero – semplice ma efficace. Ideale per appuntare documenti, procedure, checklist, piani giornalieri, mappe mentali o istruzioni permanenti. Grazie a essa le informazioni chiave sono disponibili in un unico posto, il che facilita la standardizzazione delle azioni (Seiketsu) e la comunicazione nel team. Su di essa si possono anche collocare schemi come il diagramma di Ishikawa, che aiutano a identificare le cause dei problemi e a pianificare azioni correttive. 
• Lavagna in vetro magnetica – una soluzione moderna ed elegante che combina estetica e grande funzionalità. La superficie in vetro è resistente e facile da pulire, mentre le proprietà magnetiche consentono di attaccare rapidamente note, piani o diagrammi. Perfetta per uffici dove è importante un aspetto professionale e per il lavoro quotidiano di squadra e la visualizzazione delle attività in un sistema Kanban o per presentare i risultati di varie analisi. 
• Lavagna con ruote – particolarmente pratica grazie alla mobilità. Scelta adatta per luoghi dove è necessario spostare informazioni tra postazioni o stanze diverse — ad esempio in magazzini, reparti produttivi o durante corsi di formazione e incontri dei team di progetto. Conviene assicurarsi che sia adattata alle esigenze attuali e permetta una facile aggiornamento e riorganizzazione dei contenuti. 
• Lavagna a fogli mobili – lo strumento classico a supporto di presentazioni, brainstorming e sessioni di pianificazione. Il grande vantaggio è la semplicità d’uso e la possibilità di annotare immediatamente idee, diagrammi (ad esempio il diagramma di Ishikawa) o i risultati di un’analisi SWOT. Il flipchart è facile da spostare e spesso dotato di un portapennarelli, rendendolo accessibile a tutto il team, favorendo la comunicazione aperta e il mantenimento dell’ordine delle informazioni. 

Benefici dell’implementazione del metodo 5S con strumenti di visualizzazione 

• Maggiore chiarezza – quando le informazioni sono facilmente accessibili e le regole e i compiti sono esposti in un luogo visibile, il caos informativo scompare. Lo spazio di lavoro adeguatamente organizzato diventa un punto di riferimento: ognuno sa cosa fare, dove trovare le cose e quali sono le priorità attuali. 
• Maggiore efficienza – l’ordine nello spazio di lavoro si traduce in ordine nelle attività. Grazie a una visualizzazione chiara — ad esempio su una superficie in sughero o magnetica — non è necessario perdere tempo a cercare strumenti, documenti o contatti. Tutto ha il suo posto e puoi concentrarti sull’esecuzione delle attività. 
• Migliore comunicazione – superfici magnetiche o in vetro fungono da centro di informazione, sostenendo il flusso di dati tra i membri del team. Uno spazio visivo condiviso facilita l’intesa, riduce i malintesi e costruisce una cultura di responsabilità condivisa. Anche una breve nota in un luogo visibile può prevenire un errore. 
• Facilitato il mantenimento degli standard – implementare i principi del 5S è una cosa, ma rispettarli costantemente è la vera sfida. Le note in uno spazio di facile accesso aiutano a consolidarli: ricordano procedure, controlli e i prossimi passi. Grazie a ciò le routine diventano quotidianità e non decisioni isolate. 

Come scegliere la superficie adatta al luogo di lavoro 

La chiave per usare efficacemente una superficie scelta come strumento è adattarla alla specificità dello spazio, al tipo di attività e alle preferenze — sia personali che dell’intero team. È anche utile considerare la frequenza d’uso, le condizioni ambientali e il modo di lavorare. Sebbene ogni organizzazione abbia la propria dinamica, esistono soluzioni che funzionano bene in determinati contesti. Ecco una breve panoramica che può facilitare la scelta: 

• Ufficio – puoi optare per una superficie magnetica in vetro: moderna, estetica e facile da mantenere pulita. Funziona bene per appunti quotidiani, pianificazione di attività, riunioni o presentazioni. Grazie alle proprietà magnetiche si possono attaccare documenti importanti e l’aspetto elegante si abbina bene agli open space e alle sale conferenze. 
• Magazzino – scegli l’opzione su ruote: mobile e facile da spostare dove serve. Può servire per controlli di magazzino, liste di attività, programmi di ricezione e spedizione merci. Conviene scegliere un modello doppia faccia – da un lato si possono prendere appunti, dall’altro riporre segnalazioni o istruzioni permanenti. 
• Officina – qui è ideale la variante a gesso o il flipchart: sono resistenti anche in condizioni più difficili e sono semplici da usare. Perfetti per annotare rapidamente risultati di misurazioni, guasti, checklist o comunicazioni tra i turni. I flipchart sono inoltre facili da spostare o riporre dopo il lavoro. 
• Spazio del team – una buona scelta è la lavagna bianca che supporta il lavoro di squadra e l’accesso alle informazioni in tempo reale. Funziona durante le riunioni giornaliere, gli sprint, i brainstorming e il monitoraggio condiviso dei progressi. È facile suddividerne la superficie in sezioni (ad esempio “da fare”, “in corso”, “fatto”), il che facilita l’organizzazione del lavoro e migliora la comunicazione. 

Conclusione 

Il metodo 5S è un modo collaudato per migliorare l’organizzazione, l’efficienza e la qualità del lavoro – sia in ufficio che in spazi produttivi o magazzini. La sua efficacia dipende in gran parte dalla coerenza e dalla scelta degli strumenti di supporto quotidiani. Le varianti adattate alle esigenze facilitano la comunicazione, aiutano a mantenere l’ordine e ricordano gli standard. Grazie a esse i principi del 5S diventano visibili e comprensibili per tutti i membri del team. 

Vale sicuramente la pena scegliere una superficie adatta alla specificità del luogo di lavoro e al tipo di attività svolte – è un piccolo cambiamento che può migliorare significativamente il comfort del lavoro quotidiano. Scopri le opzioni disponibili e scegli oggi stesso le soluzioni che supporteranno il tuo team!