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Il project manager è una figura fondamentale in qualsiasi progetto: pianifica, coordina e garantisce l’esecuzione dei compiti. Quali sono i metodi e gli strumenti di lavoro che utilizza per essere efficace? Scopritelo nel nostro articolo!
Il project manager e i suoi metodi di gestione
Il project manager, o responsabile di progetto, non è solo la persona responsabile di garantire che i lavori siano portati a termine in tempo. È il coordinatore che tiene insieme la squadra, le attività e i presupposti, spesso in un ambiente dinamico e pieno di cambiamenti. Il ruolo del project manager va quindi ben oltre la pianificazione formale: comprende anche la costruzione dell’impegno, la risoluzione dei problemi e la reazione rapida alle situazioni impreviste. Per ottenere i risultati desiderati, utilizza una serie di strategie di gestione, adattate alle specificità del progetto, allo stile di lavoro del gruppo e agli obiettivi dell’azienda. Indipendentemente dagli approcci scelti, rimane un eccellente organizzatore che ricorda che il compito di un project manager è anche quello di monitorare i progressi e comunicare efficacemente. Il project manager ricorre spesso a strumenti collaudati, sia digitali, come Trello o Asana, sia più tradizionali, come una lavagna in una sala riunioni che favorisce una collaborazione fluida, soprattutto quando sono importanti la chiarezza, il contatto diretto e la visibilità delle informazioni.
Lavagne che supportano il lavoro quotidiano di un project manager
- Lavagna magnetica in vetro – moderna, elegante ed estremamente utile per l’organizzazione dei contenuti. La lavagna magnetica in vetro consente di mantenere la chiarezza e di strutturare le attività del team. È ideale se utilizzata come lavagna Kanban con categorie di base:
- Da fare
- In corso
- Fatto
Grazie alle calamite al neodimio, è facile attaccare i progetti e spostarli da una categoria all’altra. In questo modo, il team ottiene una panoramica immediata dello stato del progetto, delle priorità attuali e delle attività già completate. Questo tipo di strumento supporta perfettamente gli stand-up quotidiani e le riunioni, presentando sia il primo passo che le fasi successive dell’implementazione.
Vantaggi:
- Pianificazione e riorganizzazione flessibile dei progetti.
- Visualizzazione chiara dei processi.
- Concentrazione del team su un unico spazio di lavoro.
Resistenza ed estetica.
- Lavagna magnetica cancellabile – è una lavagna per pennarelli con funzione magnetica, ideale per la pianificazione, le sessioni creative e qualsiasi forma di rappresentazione visiva delle informazioni. Permette di creare programmi, piani settimanali o d’azione. È possibile optare per la variante classica con superficie bianca, oppure per una lavagna stampata o su misura per adattare ulteriormente lo strumento alle esigenze del team.
La lavagna serve anche come spazio per l’analisi dei problemi: a questo scopo, il project manager può utilizzare un diagramma di Ishikawa, che aiuta a identificare le fonti delle difficoltà. Creandolo sulla superficie, il team identificherà rapidamente la causa del problema e lavorerà insieme per trovare una soluzione.
Utile anche ricordare che è possibile attaccare documenti, note, check listi e progetti alla lavagna utilizzando le calamite – e si può aggiornare tutto in tempo reale, assicurando che i colleghi abbiano un accesso costante allo stato del progetto. Quando si creano questo tipo di note e linee guida, è utile anche il principio di Pareto, secondo il quale il 20% delle azioni produce l’80% dei risultati. Basta segnare i compiti più importanti su una lavagna per far capire al team su cosa vale davvero la pena concentrarsi.
Vantaggi:
- Ottima per il brainstorming e la rapida applicazione di idee.
- Elevata funzionalità grazie alla cancellabilità.
- Possibilità di personalizzazione, ad esempio con la stampa di un’agenda settimanale o mensile.
Supporto durante l’analisi e il processo decisionale.
- Lavagna di sughero – anche se discreta, rimane comunque un supporto pratico per il project manager. È ideale per visualizzare programmi, check list, idee visive o elementi motivazionali. Può fungere da “parete degli obiettivi”, da spazio per un elenco di attività completate o da lavagna con slogan a supporto del team. È un punto di riferimento fisico, molto più tangibile di una notifica su uno schermo.
Vantaggi:
- Promemoria permanenti in bella vista.
- Spazio per una gestione creativa delle informazioni.
- Riorganizzazione facile e veloce dei materiali.
- Lavagna portablocco – mobile, facile da usare, efficace. La lavagna a fogli mobili è facilmente utilizzabile in riunioni, sessioni di formazione o lavori di laboratorio. Consente di presentare facilmente gli obiettivi, visualizzare i processi e prendere appunti in tempo reale. Può essere utilizzata per le retrospettive, per raccogliere il feedback del team o per sviluppare congiuntamente soluzioni.
Vantaggi:
- Facilità di cambio di postazione.
- Presa diretta di appunti durante le discussioni.
- Funzionamento intuitivo per favorire il lavoro creativo.
- Ottimo per analisi e presentazioni rapide.
Come diventare un project manager
Non esiste un percorso univoco per diventare project manager, ma non è raro che lo si diventi grazie all’esperienza maturata in un particolare settore (IT, marketing o produzione), assumendo gradualmente la guida del coordinamento delle attività. Altri interessati scelgono la via accademica e gli studi specialistici in project management. Vale la pena ricordare che tra le competenze chiave utili per questo ruolo troviamo:
- gestione efficace del tempo,
- capacità di organizzare il lavoro e di gestire efficacemente un gruppo di lavoro,
- sviluppate capacità di comunicazione,
- capacità di motivare il team,
- resistenza allo stress,
- capacità di problem solving.
Qualunque sia il punto di partenza, la capacità di pianificare e utilizzare strumenti utili – sia digitali che analogici – dovrebbe essere sviluppata fin dall’inizio. Ciò consente al project manager di entrare più rapidamente nella realtà di un determinato progetto e di coordinarne efficacemente l’avanzamento.
Vale la pena diventare un project manager?
Vi state chiedendo se la carriera di project manager fa per voi? La risposta dipende da diversi fattori: competenze, aspettative, condizioni di lavoro specifiche e settore scelto. La gestione dei progetti è un settore che offre molte opportunità, ma comporta anche molte sfide. Un buon project manager non solo pianifica, ma negozia anche in modo efficace, reagisce ai cambiamenti ed è in grado di organizzare il lavoro del team anche in un ambiente informatico dinamico.
Livelli di lavoro e opportunità di carriera
Anche il livello della posizione varia: dal ruolo di project manager junior, che sta solo imparando a controllare il budget e a supervisionare l’implementazione del progetto, alla posizione di project manager senior, responsabile dell’intero team di progetto e del raggiungimento degli obiettivi prefissati. Una gamma così ampia di responsabilità significa che un esperto in un determinato settore, come un project manager IT, ha solitamente un ruolo strategico all’interno di un’azienda. Ricordate che un project manager deve possedere non solo conoscenze tecniche, ma anche soft skills ben sviluppate. Sono quelle che permettono di costruire efficacemente la comunicazione in un team, di motivare i suoi membri e di sostenere un ambiente di lavoro sano.
Sul mercato non mancano le offerte di lavoro per project manager. Gli specialisti in informatica, marketing o produzione sono costantemente richiesti. Ciò consente ai project manager di svilupparsi professionalmente e, allo stesso tempo, di lavorare in linea con il proprio stile di gestione e i propri valori.
Riassumendo…
La professione di project manager non è solo un percorso di carriera ben retribuito, ma anche un ruolo che richiede resistenza allo stress, disponibilità all’apprendimento continuo, nonché un’ottima organizzazione del lavoro e gestione delle persone. Se vi piace avere voce in capitolo sul funzionamento di un team, non avete paura delle responsabilità e sapete lavorare in un ambiente dinamico, questa potrebbe essere la scelta giusta per voi.
Sia che stiate già gestendo dei progetti, sia che stiate pensando di farlo, cercate sempre strumenti che facilitino le attività. Una lavagna cancellabile, in vetro o in sughero può fare più di quanto possiate immaginare: organizzerà la vostra giornata, vi aiuterà a gestire i compiti e a volte vi salverà persino dal sovraccarico di lavoro. Scegliete oggi stesso la variante più adatta alle vostre preferenze e godetevi l’efficienza!
