Come combattere la procrastinazione: consigli e strumenti pratici

Rimandi di nuovo un incarico? Hai difficoltà a portare a termine le faccende più semplici? Scopri quali tecniche e strumenti utilizzare per far fronte a questa difficoltà.

Procrastinazione – significato

Procrastinare significa rinviare deliberatamente degli incarichi, nonostante la motivazione a portarli a termine. Questo fenomeno è spesso legato all’avversione all’azione, alla paura del fallimento o al perfezionismo.

Le cause della procrastinazione possono essere diverse. A volte la persona che sta lottando con questo problema non ha obiettivi o piani chiaramente definiti, il che si riflette in confusione e incertezza. Altri fattori includono la paura di fallire, la mancanza della capacità di organizzare il tempo o persino un’esagerata autocritica. La procrastinazione può anche derivare dall’uso eccessivo dei social media e di altre forme di intrattenimento che ci distraggono dai doveri importanti.

L’impatto della procrastinazione sulle prestazioni lavorative e sulla produttività

Le conseguenze della procrastinazione possono essere pesanti. Tende ad aumentare lo stress e il senso di colpa quando i compiti si accumulano e il tempo per completarli si esaurisce. Contribuisce anche a una diminuzione dell’efficienza lavorativa, perché rimandando i compiti si perde tempo che potrebbe essere dedicato ad attività produttive. I ritardi possono anche avere un impatto negativo sulle relazioni di gruppo, soprattutto se il successo del progetto dipende dalla consegna tempestiva dei contenuti.

Sapere che cos’è la procrastinazione, perché si verifica e come influisce sulla nostra vita è la base per pianificare le attività per contrastare questa inclinazione. Grazie alla conoscenza di questo aspetto, sarà molto più facile affrontare il problema.

Procrastinare: come non rimandare le proprie responsabilità?

Se vi state chiedendo come combattere la procrastinazione, iniziate a provare dei metodi semplici. Per mantenere un livello di produttività soddisfacente, può essere estremamente utile:

  1. Stabilire obiettivi e piani d’azione specifici – assicuratevi di definire chiaramente le vostre priorità e i piani per raggiungerle. Potete suddividere i compiti in più fasi, fissando scadenze realistiche per il loro completamento.
  2. Gestione del tempo utilizzando tecniche apposite – in realtà ce ne sono parecchie! Una delle più interessanti è la cosiddetta “Pomodoro”, un metodo che prevede di lavorare per un tempo stabilito (ad esempio 25 minuti) con una breve pausa di riposo. È un ottimo metodo per rimanere sempre concentrati e motivati.
  3. Eliminare le distrazioni – individuate i fattori che vi distraggono dal lavoro, come i social media, i giochini al telefono o la navigazione su Internet, e cercate di ridurli.
  4. Lavorare sulla motivazione – trovare il modo di mantenere alta la motivazione. Per esempio, immaginando i propri successi, premiandosi per i traguardi raggiunti o cercando il sostegno di altri.
  5. Lavorare per ridurre lo stress e l’ansia – per contrastare la procrastinazione, sviluppate le capacità di gestire lo stress e l’ansia che spesso vi frenano. Si possono utilizzare diversi tipi di tecniche di rilassamento, come la meditazione o la respirazione profonda.
  6. Strumenti di supporto – affidatevi a un calendario o a un’agenda. Scrivere le scadenze per i singoli impegni per avere un quadro generale vi aiuta a rimanere organizzati e a ridurre al minimo la procrastinazione. Se volete avere tutte le informazioni in un unico luogo visibile, potreste essere interessati alle lavagne a parete o ai loro equivalenti su ruote. Utilizzatele per visualizzare gli obiettivi e monitorare i progressi.

Le lavagne come supporto per l’organizzazione e la gestione del tempo

Le lavagne sono strumenti che aiutano a organizzare i compiti, a monitorare i progressi e a mantenere la motivazione. Sulla loro superficie potrai scrivere in modo chiaro e conciso le attività e gli obiettivi da svolgere, suddivisi per tempi. Tra le numerose varianti disponibili sul mercato, troverete sicuramente quella più adatta alle vostre necessità. I planner settimanali sono una scelta eccellente per migliorare la pianificazione a breve termine. Con il loro ausilio potrete pianificare le attività per ogni giorno della settimana, creando un piano d’azione coerente che facilita il lavoro e le decisioni rapide.

I planner mensili sono strumenti altrettanto efficaci per pianificare eventi importanti più a breve-lungo termine. Quelli annuali, invece, sono la scelta ideale per pianificare obiettivi e progetti a lungo termine e tenerne traccia durante l’anno. Un’opzione altrettanto efficace per sostenere la lotta contro la procrastinazione è la lavagna bianca cancellabile a secco. Grazie alla possibilità di attaccarvi dei fogliettini con dei magneti, è possibile aggiornare facilmente le informazioni su ogni progetto. È possibile creare elenchi di attività, grafici e tabelle. È anche un ottimo spazio da utilizzare insieme a metodi di organizzazione del tempo come la Matrice di Eisenhower, che può essere usata per pianificare le attività in modo efficiente. Essa divide le attività in quattro categorie: importanti e urgenti; importanti ma non urgenti; urgenti ma non importanti; né importanti né urgenti. In questo modo è possibile concentrarsi sui compiti più importanti, dando la giusta priorità alle responsabilità e gestendo il tempo in modo efficace.

Le lavagne sono uno strumento eccellente nella lotta contro la procrastinazione. Tuttavia, sta a noi utilizzarle al massimo delle loro potenzialità. La chiave è usare questo strumento con costanza e aggiornarlo in base ai progressi del lavoro per mantenere alti i livelli di motivazione.

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